Hotline đặt mua máy in bill, máy quét mã vạch: 0906799838 info@dantrisoft.com

Tạo hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp và import từ excel

Khai báo thông tin hàng hóa, giá bán, khách hàng (KH), nhà cung cấp (NCC)... vào phần mềm Dân Trí Soft Online.
Đăng nhập phần mềm tại www.DanTriSoft.online bằng tài khoản đăng ký gồm: Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu.

Bước 1: Nhập thông tin hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp

1.1 NHẬP LIỆU TRỰC TIẾP BẰNG TRÌNH DUYỆT WEB
1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới
Thêm mới Nhóm hàng hóa
2. Khai báo đơn vị tính: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới đơn vị tính hoặc check xóa ĐVT không cần dùng.
Thêm mới Đơn vị tính
3. Thêm mới hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).
Thêm mới Hàng hóa và giá bán lẻ
*** Chú ý: Có những hàng hóa/dịch vụ không cần quản lý tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn... thì khai báo như sau: khi thêm hàng hóa chọn tab Thông tin khác, bỏ check chọn ô xét tồn kho (tức không cần xét tồn kho). Hoặc có hàng hóa sau thời gian không còn kinh doanh  thì bỏ check chọn Sử dụng và nhấn Lưu và đóng.
Check chọn hay bỏ check chọn Xét tồn kho, Sử dụng

NHẬP LIỆU BẰNG MÁY QUÉT MÃ VẠCH


1.2 NHẬP TỪ FILE EXCEL (IMPORT TỪ EXCEL)

Video trải nghiệm import từ file excel

- Import từ excel danh mục hàng hóa giá bán: cần lần lượt import theo quy trình (1) import đơn vị tính >> (2) import nhóm hàng hóa >> (3) import hàng hóa, giá bán lẻ mặc định.
- Import từ excel danh mục khách hàng: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm khách hàng >> (2) import danh sách khách hàng.
- Import từ excel danh mục nhà cung cấp: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm nhà cung cấp >> (2) import danh sách nhà cung cấp.
- Import từ excel danh mục nhân viên shipper/kinh doanh: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm shipper >> (2) import danh sách shipper.

*** Về nguyên lý thì cách thức import từ file excel như sau:
1. Tải file excel mẫu về máy tính.
- Ví dụ tải file import đơn vị tính bằng cách: vào mneu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính.
Tải file mẫu excel để khai báo thông tin và import vào phần mềm
2. Điền thông tin vào file excel mẫu với chỉ dẫn rõ ràng ở file, thường là copy từ file excel có sẵn và paste vào file excel mẫu này (lưu ý khi copy và paste cần chuyển sang định dạng mặc định của file excel mẫu và không dùng công thức tính toán). Chú ý: chỉ đưa dữ liệu vào file và không được đổi tên Sheet của file, là hãy giữ nguyên file và đừng sáng tạo gì ở đây cả, do đây là logic của phần mềm.
3. Dùng chức năng import từ file excel để đưa dữ liệu vào phần mềm.
- Vào menu Danh mục  >> Đơn vị tính >> click nút Import >> Chọn tệp để tải file từ máy tính vào phần mềm >> nhấn Import data. Dữ liệu càng ít thì tốc độ càng nhanh, thông thường trong 5 - 30 giây là import thành công.
Điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file excel mẫu để chuẩn bị imoport dữ liệu

[CÁC YÊU CẦU PHẢI CHUẨN KHI NHẬP LIỆU]
Cần chú ý đến các trường bôi đỏ có dấu (*) là trường bắt buộc phải nhập, không được để trống ô và cần làm theo đúng quy định chỉ dẫn của ô đó.
Mã hàng hoặc mã barcode (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Mã ĐVT cơ bản (mã đơn vị tính) (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và bắt buộc đã được khai báo trước ở mục Danh mục >> Đơn vị tính thì mới import hàng hóa - giá bán được.
Mã nhóm hàng (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và bắt buộc đã được khai báo trước ở mục Danh mục >> Nhóm hàng hóa thì mới import hàng hóa - giá bán được.
Loại hàng (*): Gõ số 1 nếu đó là hàng hóa (tức mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Aquafina, Lavie, Hảo hảo chua cay...), gõ số 2 nếu là thành phẩm (tức món cần phải được chế biến ví dụ Cafe, Sinh tố, Nước ép...), gõ số 3 nếu là nguyên vật liệu (tức là những nguyên liệu để tạo ra thành phẩm hoặc hàng hóa ví dụ Bột cafe, Bột cacao, Sữa đặc...).
Cho xem báo cáo tồn kho (*): hàng hóa muốn xem báo cáo tồn kho thì gõ số 1, không cần xem báo cáo tồn kho thì gõ số 0 (ví dụ hàng hóa dịch vụ như dịch vụ sửa chữa, dịch vụ lắp đặt... thì không cần xem báo cáo tồn kho).
Cho xem cảnh báo tồn kho (*): những món hàng có khai báo SL tồn tối thiểu và SL tồn tối đa sẽ gõ vào ô này số 1, còn nếu không cần xem cảnh báo tồn kho thì gõ số 0.
Giá bán lẻ (*): Giá bán lẻ của hàng hóa được đưa vào bảng giá mặc định của phần mềm.

Bước 2: Nhập thông tin khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên shipper
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới để thêm thông tin khách hàng. Lời khuyên: nên dùng số di động để làm mã khách hàng, giúp thuận tiện sau này khi cần tìm kiếm thông tin khách thì chỉ cần gõ số di động.
Thêm khách hàng - thẻ VIP, nhà cung cấp
- Tương tự để thêm thông tin Nhà cung cấp.
- Cách Import từ file excel danh sách khách hàng, NCC, nhân viên: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn ở trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import danh sách khách hàng, nhà cung cấp.

Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software