Hotline đặt mua máy in bill, máy quét mã vạch: 0906799838 info@dantrisoft.com

Nhập dữ liệu từ file excel (Import dữ liệu): hàng hóa, giá bán, KH, NCC

Nhập từ file excel danh sách hàng hóa - giá bán, các bảng giá, danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, import phiếu nhập kho...

Chức năng Import từ file excel Dân Trí Soft

Chú ý rất quan trọng
- Khi tải file excel mẫu (template) của Dân Trí Soft thì không được phép sửa tên sheet của file, các dòng tiêu đề của file vì phần mềm dựa trên tên này để đọc dữ liệu, chỉ cần chỉnh sửa là phần mềm không thể đọc được định dạng dữ liệu nên import chắc chắn lỗi. Tải file về là chỉ cần xóa đi dòng dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft và copy dữ liệu thật vào, sau đó làm theo hướng dẫn import bên dưới là đảm bảo thành coogn 100%.
- Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là các loại mã  không được phép trùng nhau ví dụ mã hàng, mã khách hàng, mã nhà cung cấp... xem thêm hướng dẫn về cách kiểm tra dữ liệu trùng trước khi import từ excel: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.

Video trải nghiệm import từ file excel

- Import từ excel danh mục hàng hóa giá bán: cần lần lượt import theo quy trình (1) import đơn vị tính >> (2) import nhóm hàng hóa >> (3) import hàng hóa, giá bán lẻ mặc định.
- Import từ excel danh mục khách hàng: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm khách hàng >> (2) import danh sách khách hàng.
- Import từ excel danh mục nhà cung cấp: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm nhà cung cấp >> (2) import danh sách nhà cung cấp.
- Import từ excel danh mục nhân viên shipper/kinh doanh: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm shipper >> (2) import danh sách shipper.
- Import từ excel phiếu nhập kho: chỉ cần tải file excel template mẫu của Dân Trí Soft là làm đúng chỉ dẫn.
- Import từ excel bảng giá (cập nhật giá từ excel): chỉ cần tải file excel template mẫu của Dân Trí Soft là làm đúng chỉ dẫn.   

Nguyên lý và cách thức nhập (import) từ file excel

1. Tải file excel mẫu về máy tính.
- Ví dụ tải file import đơn vị tính bằng cách: vào menu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính; File import nhóm hàng hóa: vào Danh mục >> Nhóm hàng hóa  >> click nút Import >> click vào Download Template để tải; File import Hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> >> click nút Import >> click vào Download Template để tải...
Tải file mẫu excel để khai báo thông tin và import vào phần mềm

2. Điền thông tin vào file excel mẫu với chỉ dẫn rõ ràng ở file, thường là copy từ file excel có sẵn và paste vào file excel mẫu này (lưu ý khi copy và paste cần chuyển sang định dạng mặc định của file excel mẫu và không dùng công thức tính toán)Chú ý: chỉ đưa dữ liệu vào file và không được đổi tên Sheet của file, không sáng tạo theo cách của bạn mà cần làm đúng theo logic chuẩn của phần mềm.

3. Dùng chức năng import từ file excel để đưa dữ liệu vào phần mềm.
- Vào menu Danh mục  >> Đơn vị tính >> click nút Import >> Chọn tệp để tải file từ máy tính vào phần mềm >> nhấn Import data. Dữ liệu càng ít thì tốc độ càng nhanh, thông thường trong 2 - 10 giây là import thành công.

Hướng dẫn import hàng hóa - giá bán
Import theo quy trình (bước 1) import đơn vị tính >> (bước 2) import nhóm hàng hóa >> (bước 3) import hàng hóa, giá bán mặc định.
Bước 1: Import đơn vị tính
+ Vào menu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính. Sau đó cập nhật thông tin vào file excel template này theo đúng chỉ dẫn ở file.
+ Import từ excel vào phần mềm: sau khi điền đầy đủ thông tin thì ta vào menu Danh mục  >> Đơn vị tính >> click nút Import >> Chọn tệp để tải file từ máy tính vào phần mềm >> nhấn Import data. Dữ liệu càng ít thì tốc độ càng nhanh, thông thường trong 5 - 30 giây là import thành công.
Bước 2: Import Nhóm hàng hóa: thực hiện tương tự như import đơn vị tính.
Bước 3: Import Hàng hóa và bảng giá bán mặc định: thực hiện tương tự như import đơn vị tính
- Import từ file excel đều được đối với hàng hóa có một đơn vị tính hay nhiều đơn vị tính, giúp đưa dữ liệu vào phần mềm nhanh chóng.
[Quy định cần phải nhập đúng chuẩn]
Các trường bôi đỏ có dấu (*) là trường bắt buộc phải nhập, không được để trống ô và cần làm theo đúng quy định chỉ dẫn của ô đó.
Mã hàng hoặc mã barcode (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
Mã ĐVT cơ bản (mã đơn vị tính) (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và bắt buộc đã được khai báo trước ở mục Danh mục >> Đơn vị tính thì mới import hàng hóa - giá bán được.
Mã nhóm hàng (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và bắt buộc đã được khai báo trước ở mục Danh mục >> Nhóm hàng hóa thì mới import hàng hóa - giá bán được.
Loại hàng (*): Gõ số 1 nếu đó là hàng hóa (tức mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Aquafina, Lavie, Hảo hảo chua cay...), gõ số 2 nếu là thành phẩm (tức món cần phải được chế biến ví dụ Cafe, Sinh tố, Nước ép...), gõ số 3 nếu là nguyên vật liệu (tức là những nguyên liệu để tạo ra thành phẩm hoặc hàng hóa ví dụ Bột cafe, Bột cacao, Sữa đặc...).
Cho xem báo cáo tồn kho (*): hàng hóa muốn xem báo cáo tồn kho thì gõ số 1, không cần xem báo cáo tồn kho thì gõ số 0 (ví dụ hàng hóa dịch vụ như dịch vụ sửa chữa, dịch vụ lắp đặt... thì không cần xem báo cáo tồn kho).
Cho xem cảnh báo tồn kho (*): những món hàng có khai báo SL tồn tối thiểu và SL tồn tối đa sẽ gõ vào ô này số 1, còn nếu không cần xem cảnh báo tồn kho thì gõ số 0.
Giá bán lẻ (*): Giá bán lẻ của hàng hóa được đưa vào bảng giá mặc định của phần mềm.
Ví dụ file mẫu hàng hóa: điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file excel mẫu để import dữ liệu

Hướng dẫn import file excel cập nhật giá bán
Để chỉnh sửa bảng giá ta có 2 cách:
Cách 1: là chỉnh sửa bảng giá trực tiếp ở phần mềm. Đây là cách làm đơn giản nhất và được khuyên dùng.
Cách 2: là chỉnh sửa bảng giá ở file excel rồi import vào phần mềm, cách này thường sử dụng khi thay đổi bảng giá hàng loạt, hoặc import các bảng giá dành riêng cho khách hàng sỉ, xem thêm cách tạo nhiều bảng giá bán cho các nhóm khách hàng khác nhau.
- Tải file excel template bảng giá: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính.
          + Bắt buộc mã hàng, mã ĐVT đã được nhập vào phần mềm trước khi import bảng giá.
- Cập nhật thông tin hàng hóa giá bán vào file excel template.
          + Với hàng hóa có đa đơn vị tính (ví dụ lon, lốc, thùng) thì mỗi đơn vị tính sẽ được nhập thành 1 dòng ở file excel.
File excel mẫu để thực hiện việc import dữ liệu
- Import giá bán vào phần mềm: vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> Chọn bảng giá cần import từ file excel >> Click nút Import >> chọn file excel template >> chọn Import Data và chờ 5 - 30s để việc import dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ chép đè dữ liệu của file excel vào dữ liệu phần mềm.
Chọn bảng giá muốn Import bảng giá

Hướng dẫn import danh sách khách hàng, NCC
Cách Import từ file excel Danh sách khách hàng, Nhà cung cấp (NCC), nhân viên: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn ở trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import
- Ví dụ quy trình import danh sách Khách hàng sẽ gồm 2 bước: bước 1 - Import Nhóm khách hàng, bước 2: Import Danh sách khách hàng. Quy trình import Nhà cung cấp : bước 1 - Import Nhóm Nhà cung cấp, bước 2: Import Danh sách Nhà cung cấp.

Hướng dẫn import từ file excel phiếu nhập kho
*** Việc import Phiếu nhập kho từ file excel thường được sử dụng cho nhập kho lần đầu (nhập kho đầu kỳ).
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> click Import >> nhấn Download template để tải file mẫu về máy tính.
Tải file Template Phiếu nhập kho
- Cập nhật thông tin phiếu nhập kho vào file excel mẫu: chú ý khi nhập kho thì cột số lượng bắt buộc phải lớn hơn 0 không được phép nhập bằng 0.
Cần cập nhật Phiếu nhập kho vào template mẫu excel
- Import Phiếu nhập kho bằng cách tải file exel này lên phần mềm: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> click Import >> nhấn Import data và chờ 5 - 30s để việc import dữ liệu vào phần mềm.

Để được hỗ trợ sử dụng phần mềm tốt hơn, hãy tham dự vào cộng đồng người sử dụng phần mềm miễn phí vĩnh viễn của Dân Trí Soft tại group www.facebook.com/groups/SME.Software