PHẦN MỀM POS BÁN LẺ, BÁN SỈ, ĐẠI LÝ

ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG

- Trang đăng nhập vào phần mềm tính tiền miễn phí vĩnh viễn Dân Trí Soft: www.DanTriSoft.online

- Tại trang đăng nhập có các chức năng:
     + Mã gian hàng, Tên đăng nhập và Mật khẩu: là thông tin phần mềm đã được khởi tạo thành công, chỉ cần mở trình duyệt web và gõ 3 thông tin này để đăng nhập và hệ thống phần mềm.
     + Đăng ký: khi click vào nút này sẽ mở ra trang đăng ký khởi tạo phần mềm và hoàn toàn miễn phí.
    + Quên mật khẩu: khi bị quên mật khẩu thì click vào nút này để tạo mới lại mật khẩu, cẩn kiểm tra email đăng ký phần mềm để lấy mã bí mật.
     + Xem hướng dẫn: đây là trang web hướng dẫn phần mềm, giúp học tập mọi lúc mọi nơi.
Trang đăng nhập hệ thống phần mềm miễn phí vĩnh viễn

Cách khởi tạo phần mềm miễn phí

Đăng ký tạo gian hàng, tạo mới dữ liệu kinh doanh để sử dụng phần mềm Dân Trí Soft Online. Cập nhật tên cửa hàng/shop, địa chỉ, điện thoại...
Bước 1: Mở trình duyệt website truy cập DanTriSoft.online và click vào Đăng ký để khởi tạo phần mềm sử dụng miễn phí.
Truy cập DanTriSoft.online và click vào Đăng ký
Bước 2: Khai báo thông tin gian hàng để đăng ký sử dụng (khởi tạo phần mềm).
Lưu ý:
Mã gian hàng: viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt (nên đặt mã gian hàng là số di động hoặc tên cửa hàng viết liền không dấu, ví dụ mã gian hàng 0906799838 hay mã gian hàng aloshop).
Tên gian hàng (tên cửa hàng, tên quán, tên công ty): là tên đầy đủ của cửa hàng, shop, quán, công ty.
Email đăng ký: bắt buộc phải đúng và mỗi email chỉ được đăng ký khởi tạo một phần mềm.
Khai báo thông tin gian hàng, tên gian hàng, địa chỉ, tài khoản, mật khẩu
- Để thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại của cửa hàng/shop/quán, bạn phải đăng ký phần mềm thành công sau đó đăng nhập vào phần mềm bằng web, rồi vào Hệ thống >> Quản lý chi nhánh >> nhấn Sửa và đổi lại thông tin và lưu. Sau đó cho đăng xuất rồi đăng nhập lại để mẫu in bill được cập nhật thông tin.
Thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại cho cửa hàng/shop/quán để thể hiện bên ngoài phiếu thanh toán...
Chú ý: tất cả các thông tin đều được thay đổi cho phù hợp với nhu cầu, chỉ có duy nhất Mã chi nhánh là được cố định, vì đây là định danh duy nhất trên hệ thống. Để dễ hiểu thì đây chính là số CMND/căn cước công dân của mỗi người là duy nhất vậy, nếu muốn thay đổi mã chi nhánh thì chỉ có cách khởi tạo lại một gian hàng mới hoàn toàn (tạo một phần mềm mới).

Quên mật khẩu và cách reset mật khẩu

1. Vào website www.DanTriSoft.online và click vào Quên mật khẩu
Click vào Quên mật khẩu
2. Điền email đã khai báo phần mềm, lưu ý phải điền chính xác 100%
Điền email đã khai báo khởi tạo phần mềm, phải chính xác 100%
3. Mở ngay email để xem mã số xác thực gửi vào rồi nhấn vào xác thực để thực hiện việc đổi mật khẩu (reset mật khẩu). Sau khi đổi mật khẩu thành công thì đăng nhập lại bằng mật khẩu mới này.
- Mật khẩu khi đưa vào phần mềm Dân Trí soft được mã hóa hoàn toàn trên môi trường internet, chỉ có duy nhất người đăng ký biết được mật khẩu này nhằm bảo mật tuyệt đối.

MENU TRANG CHỦ

Trang chủ là nơi chứa các dữ liệu, biểu đồ tổng quan của phần mềm. Số liệu này được lấy ra hoàn toàn tự động theo công thức đã được thiết lập, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan.
Menu Trang chủ

Quy trình nghiệp vụ tổng quan

Đây là quy trình quản lý chuẩn của phần mềm Dân Trí Soft, nên đọc trước khi sử dụng.

Giới thiệu phần mềm bán hàng miễn phí Dân Trí Soft
TRẢI NGHIỆM DÙNG THỬ DÂN TRÍ SOFT ONLINE
Truy cập website https://dantrisoft.online/
Mã gian hàng: banlebansi
Tên đăng nhập: demo - Mật khẩu: demo

Nguyên tắc nhập liệu phần mềm

Bất cứ phần mềm chuyên nghiệp, có logic chặt chẽ như Dân Trí Soft đều có những nguyên tắc cơ bản khi nhập liệu như sau:
Các nguyên tắc cơ bản trong nhập liệu phần mềm
1. Mã hàng, mã nhóm, mã kho, mã nhân viên, mã nhà cung cấp, mã khách hàng..., tất tần tật những cái gọi là mã thì có thể là số hoặc chữ đảm bảo phải viết liền, không dấu, không ký tự đặc biệt (ví dụ ký tự đặc biệt @, #, $, &...) và các mã không được phép trùng nhau (kiểu như mã căn cước công dân hay CMND là duy nhất trên hệ thống).

2. Hàng hóa, nhóm hàng, khách hàng, nhóm khách hàng, nhà cung cấp, nhóm nhà cung cấp, nhân viên, nhóm tài khoản.. chỉ được xóa khi và chỉ khi chưa có bất kỳ nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hóa đó, ví dụ nghiệp vụ bán hàng, nghiệp vụ nhập kho - xuất kho - chuyển kho.... Vì vậy nếu hàng hóa không muốn sử dụng nữa thì vào Sửa sản phẩm và chọn chế độ Không sử dụng là được, bản chất là chỉ ẩn đi không phải xóa trong cơ sở dữ liệu (database). Hoặc nếu muốn phải xóa ra khỏi database thì cần làm theo quy trình ngược lại, tức là cần tìm tất cả chứng từ có liên quan rồi xóa đi, sau khi xóa sạch sẽ thì vào xóa hàng hóa là được.

3. Nhập dữ liệu có sẵn từ file excel (import từ file excel) không phải là việc làm tùy tiện được mà cần làm đúng 100% theo hướng dẫn của Dân Trí Soft thì việc import mới thành công. Nếu thích tùy tiện, không xem hướng dẫn import từ file excel thì đừng bao giờ dùng phần mềm quản lý vì nó không thuộc về người tùy tiện, phần mềm thuộc về người làm việc khoa học và hiệu quả.

Công thức tính toán phần mềm

Mô tả công thức tính toán được sử dụng trong phần mềm Dân Trí Soft.
Công thức ở module bán hàng

(Số lượng * Giá) - Chiết khấu (CK) = Thành tiền.

Tiền hàng = Tổng thành tiền của tất cả hàng hóa ở hóa đơn bán hàng.

Giám bill = % * Tiền hàng (hoặc = số tiền giảm được gõ bằng tay).

Phí dịch vụ = % * Tiền hàng (hoặc = số tiền được gõ bằng tay).

Giao hàng = số tiền gõ bằng tay.

Thuế = % * (Tiền hàng - Giảm bill + Phí dịch vụ + Giao hàng)

Tổng cộng = Tiền hàng - Giảm bill + Phí dịch vụ + Giao hàng + Thuế

Vào ca: số tiền thu ngân nhận đầu ca

Kết ca: tổng số tiền khi thực hiện kết ca

Công thức ở module kho hàng

Tính giá vốn: Dân Trí Soft sử dụng công thức tính giá vốn bình quân tức thì, tức là:

Công thức: Giá vốn trung bình = Tổng giá trị nhập kho/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho.

Giá vốn đầu kỳ = Tổng giá trị nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm bắt đầu kỳ tính toán/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm bắt đầu kỳ tính toán.

Giá vốn trong kỳ = Tổng giá trị nhập kho trong khoảng thời gian xem báo cáo/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho trong khoảng thời gian chọn xem báo cáo.

Giá vốn cuối kỳ = Tổng giá trị nhập kho từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm kết thúc xem báo cáo/Tổng số lượng hàng hóa nhập kho/từ khi sử dụng phần mềm đến thời điểm kết thúc xem báo cáo.

Phiếu nhập kho: Khi nhập kho hàng lần đầu: giá vốn = giá bán; Khi nhập kho lần tiếp theo sẽ lấy giá vốn bằng lần nhập liền trước và cột giá vốn có quyền sửa theo ý muốn.

Dùng trên điện thoại, máy tính bảng


Dùng phần mềm trên điện thoại, máy tính bản, Iphone/Ipad thì có 2 phương thức để sử dụng:

- Phương thức 1: là mở trình duyệt website trên điện thoại, máy tính bảng để sử dụng, phần mềm miễn phí Dân Trí Soft đã có sẵn phương thức này.
          + Mở trình duyệt website và truy cập www.dantrisoft.online
          + Đăng nhập vào phần mềm với thông tin đăng ký phần mềm miễn phí mà bạn khởi tạo.
          + Sử dụng trên di động, máy tính bảng bình thường như trên máy tính.
Dùng phần mềm miễn phí trên điện thoại bằng trình duyệt web
- Phương thức 2: tải ứng dụng (app) trên kho ứng dụng Android và iOS và sử dụng, phần mềm miễn phí Dân Trí Soft đang trong quá trình phát triển thêm phương thức này.

MENU HỆ THỐNG

Tổng quan về menu hệ thống

Như tên gọi là hệ thống, menu này có chức năng thiết lập những chức năng liên quan đến hệ thống như là:
- Quản lý thông tin cửa hàng/quán/công ty như tên, địa chỉ, điện thoại... và có thể tạo mới cửa hàng với mô hình quản lý chuỗi, thực hiện việc thanh lý chứng từ, thanh lý danh mục... để khởi tạo dữ liệu mới.
- Quản lý thông tin Nhóm người dùng, Tài khoản người dùng (user): thêm/sửa/ngưng/xóa các tài khoản người dùng trong hệ thống, phân quyền người dùng.
- Cầu hình hệ thống: như cấu hình kịch bản in ấn, kịch bản kinh doanh.
- Nhật ký hệ thống: là nơi ghi lại những tác nghiệp xóa của user trên hệ thống (gọi là ghi log) giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, tránh thất thoát.
- Thiết lập số chứng từ: nhằm thiết lập kịch bản đánh số chứng từ theo nhu cầu riêng, hoặc đơn giản là để mặc định.
- Đầu kỳ cho công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp: giúp việc chuyển đổi phần mềm khác sang thuận tiện hơn, hoặc chuyển từ quản lý thủ công/excel lên DanTriSoft.online dễ dàng hơn.
Menu Hệ thống

Tạo tài khoản người dùng

Làm thế nào để tạo tài khoản sử dụng cho nhân viên (user), phân quyền chức năng sử dụng chi tiết, xóa tài khoản, đổi mật khẩu (reset password) tài khoản, phòng ngừa gian dối thất tiền & hàng, cho hay khóa quyền dùng app trên điện thoại...
Chú ý nguyên tắc: Khi phân quyền theo hướng dẫn ở bên dưới xong, cần phải yêu cầu user phải thoát ra và tắt tất cả ứng dụng như ứng dụng trên điện thoại, ứng dụng bán hàng trên máy tính, sau đó mới đăng nhập lại thì chức năng vừa phân quyền mới có hiệu lực.
Module Hệ thống để quản lý thông tin người dùng (user)

Thêm tài khoản người dùng (user)

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Dân Trí Soft trên trình duyệt web: www.DanTriSoft.online.

Bước 2: Tạo nhóm người dùng và phân quyền cho nhóm người dùng.
- Vào Hệ thống >> Nhóm người dùng: nhấn thêm mới để tạo nhóm người dùng, ví dụ: nhóm quản lý, nhóm thu ngân, nhóm quản lý kho...
Thêm mới nhóm người dùng

Bước 3: Thêm tài khoản (user) cho nhân viên.
- Vào menu Hệ thống >> Tài khoản người dùng: nhấn Thêm mới để Khai báo thông tin người sử dụng phần mềm. Khi chọn nhóm người dùng cần chọn nhóm có phân quyền phù hợp ví dụ nhóm quản lý, nhóm thu ngân, nhóm quản lý kho, nhóm kinh doanh và nhấn lưu.
Chú ý: khi dùng phần mềm thì email là duy nhất trên hệ thống, không được phép trùng với bất kỳ email nào khác nhằm phòng ngừa tình trạng có kẻ xấu phá hoại hệ thống phần mềm, do đó khi khai báo email nhân viên cần khai báo chính xác và là email duy nhất.

Bước 4: Phân quyền tài khoản người dùng
- Mỗi tài khoản được gán với một nhóm người dùng có trong hệ thống. Để phân quyền ta vào menu Hệ thống >> Phân quyền người dùng.
- Muốn có quyền nào thì check chọn và nhấn Lưu và làm ngược lại nếu muốn xóa quyền đó đi.
Phân quyền người dùng

Đổi mật khẩu, ngưng tài khoản

- Mỗi tài khoản có thể tự thay đổi mật khẩu chính mình bằng cách: vào thông tin tài khoản ở góc trên bên phải, nhấn vào Đổi mật khẩu, sau đó cập nhật các thông tin và nhấn Đổi mật khẩu để hoàn tất.
Đổi mật khẩu

- Trường hợp quên mật khẩu và muốn thay đổi mật khẩu: truy cập vào web www.DanTriSoft.online nhấn vào nút Quên mật khẩu và làm theo hướng dẫn. Lưu ý với cách này thì bắt buộc tài khoản phải được khai báo email chính xác vì mã thay đổi mật khẩu được gửi đến email.
Đổi mật khẩu
- Trường hợp tài khoản không còn sử dụng nữa hoặc không muốn cho nhân viên dùng tài khoản đó nữa, chức năng này chỉ dành cho người chủ hoặc quản lý cấp cao: vào menu Hệ thống >> Tài khoản người dùng. Nếu muốn Đổi mật khẩu người sử dụng nào đó thì nhấn vào nút Reset mật khẩu rồi thay đổi. Nếu muốn ngưng sử dụng một tài khoản thì nhấn vào nút Sửa, sau đó bỏ check chọn nút Sử dụng và nhấn Lưu và đóng.
Reset mật khẩu nhân viên hoặc ngưng sử dụng

Quản lý chi nhánh: đổi tên, địa chỉ

- Để thay đổi tên, địa chỉ, số điện thoại... của cửa hàng/shop/quán/công thì vào menu Hệ thống >> Quản lý chi nhánh, ở đây nhấn vào nút Sửa để chỉnh sửa thông tin mới nhất.
- Ngoài ra nếu muốn tạo thêm gian hàng thứ 2, thứ 3,... thứ n theo mô hình quản lý hệ thống chuỗi thì tạo đây chỉ cần nhấn Thêm mới để tạo.

MENU DANH MỤC

Tổng quan menu Danh mục

Danh mục là menu chuyên khai báo các thông tin "khai báo một lần - sử dụng nhiều lần, sử dụng thường xuyên", đó là Hàng hóa, giá bán, khách hàng, nhà cung cấp...
- Các loại Danh mục cần được khai báo:
+ Nhóm hàng hóa: là phân loại nhóm hàng, ví dụ nhóm Bột giặt, Mì gói, Mì gói, Nhóm sữa...
+ Đơn vị tính: là các đơn vị tính được sử dụng, ví dụ cái, chai, lon, lốc, thùng, hộp...
+ Hàng hóa: là thông tin hàng hóa.
+ Thiết lập bảng giá: dành cho cửa hàng có nhiều bảng giá bán khác nhau cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau, ví dụ bảng giá bán lẻ, bảng giá nhóm khách VIP 1, bảng giá nhóm khách VIP 2...
+ Thiết lập kho hàng: khai báo thông tin kho hàng, có thể có một hoặc nhiều kho hàng.
+ Nhóm khách hàng: Khách lẻ là nhóm khách hàng mặc định, ngoài ra có thể thêm nhiều nhóm khách hàng khác nhau ví dụ nhóm VIP 1, nhóm VIP 2...
+ Khách hàng - thẻ VIP: nhập thông tin chi tiết khách hàng
+ Nhóm nhà cung cấp: nhóm các nhà cung cấp, ví dụ Nhóm NCC hàng tiêu dùng, Nhóm NCC nước ngọt, Nhóm NCC bia...
+ Nhà cung cấp: nhập thông tin chi tiết của nhà cung cấp. 
Menu Danh mục


Thêm nhóm hàng, ĐVT, hàng hóa

Khai báo thông tin hàng hóa, giá bán, khách hàng (KH), nhà cung cấp (NCC)... vào phần mềm Dân Trí Soft Online.

Nhập thông thường bằng bàn phím

1. Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới
Thêm mới Nhóm hàng hóa
2. Khai báo đơn vị tính: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới đơn vị tính hoặc xóa ĐVT không cần dùng.
Thêm mới Đơn vị tính
3. Thêm mới hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).
Thêm mới Hàng hóa và giá bán lẻ
Chú ý: Có những hàng hóa/dịch vụ không cần quản lý tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn... thì khai báo như sau: khi thêm hàng hóa chọn tab Thông tin khác, bỏ check chọn ô xét tồn kho (tức không cần xét tồn kho). Hoặc có hàng hóa sau thời gian không còn kinh doanh thì bỏ check chọn Sử dụng và nhấn Lưu và đóng.
Check chọn hay bỏ chọn

Nhập liệu bằng máy quét mã vạch

- Nhập bằng máy quét mã vạch giúp tăng tốc độ nhập liệu cũng như khi bán hàng bằng máy quét mã vạch sẽ nhanh hơn, hãy tham khảo các dòng máy quét mã vạch được Dân Trí Soft giao hàng toàn quốc.



Thêm hàng hóa đa đơn vị tính

Một hàng hóa bán ra có nhiều đơn vị tính như lon, lốc, thùng hay như cái, vỉ, hộp, thùng hay cái, ri, lốc... được gọi là quản lý và bán hàng đa theo đơn vị tính. Đa đơn vị tính có bảng giá bán theo đặc thù, ví dụ một lon giá 5 ngàn, còn một lốc 6 lon có giá bán là 29.000 đồng chứ không phải = 6 lon * 5 ngàn = 30 ngàn như cách tính của các phần mềm không có tính năng này. Bài này sẽ hướng dẫn cách để quản lý và bán hàng đa đơn vị tính.
- Khai báo hàng hóa đa đơn vị tính: Truy cập phần mềm vào Danh mục >> Hàng hóa >> Khai báo thông tin hàng hóa >> nhấn tab Đa đơn vị tính để định nghĩa và khai báo đa đơn vị tính.
Khai báo hàng hóa đa đơn vị tính
Chú ý:
- Với hàng hóa có mã vạch (barcode) do nhà sản xuất cho in trên bao bì thì thông thường mã barcode của đơn vị tính cơ bản (đơn vị bán ra nhỏ nhất ví dụ chai, lon) và barcode của đơn vị tính lớn hơn (ví dụ là thùng) là 2 mã khác nhau, do đó để quét barcode thuận tiện thì ta sử dụng hệ thống mã đó để khai báo.
- Trường hợp không khai báo mã barcode cho đơn vị tính bội số thì phần mềm mặc định khởi tạo mã barcode mới theo nguyên tắc mã hàng đơn vị tính cơ bản-mã đơn vị tính bộ số (mahangDVTcoban-madonvitinhboiso).

Xem, sửa, xóa hàng hóa đa đơn vị tính: Vào Danh mục >> Hàng hóa để xem danh sách hàng hóa, danh sách hàng hóa chỉ thể hiện đơn vị tính cơ bản. Những hàng hóa có dấu (*) ở cột DVT là món hàng thể hiện đa đơn vị tính, nhấn nút Sửa để chỉnh sửa các đa đơn vị tính.
Hàng hóa có dấu (*) ở cột ĐVT là hàng hóa đa đơn vị tính

Thêm thông tin khách hàng, NCC

- Thêm thông tin khách hàng:
          + Bước 1: tạo mới nhóm khách hàng bằng cách vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng, lưu ý mỗi nhóm khách hàng bắt buộc phải được gán với một bảng giá, nếu chỉ có duy nhất 1 bảng giá thì gán vào bảng giá mặc định.
          + Bước 2: thêm thông tin chi tiết khách hàng (KH), vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP, gõ thông tin chi tiết và nhấn Lưu để hoàn tất.

- Thêm thông tin nhà cung cấp: tương tự như thêm thông tin khách hàng, cũng gồm 2 bước là thêm mới nhóm nhà cung cấp và thêm chi tiết thông tin nhà cung cấp.

Nhập từ file excel (Import dữ liệu)

Nhập từ file excel danh sách hàng hóa - giá bán, danh sách khách hàng, NCC, nhân viên, phiếu nhập kho...
Chức năng Import từ file excel Dân Trí Soft
Chú ý rất quan trọng:

- Khi tải file excel mẫu (template) của Dân Trí Soft thì không được phép sửa tên sheet của file, các dòng tiêu đề của file vì phần mềm dựa trên tên này để đọc dữ liệu, chỉ cần chỉnh sửa là phần mềm không thể đọc được định dạng dữ liệu nên import chắc chắn lỗi. Tải file về là chỉ cần xóa đi dòng dữ liệu mẫu của Dân Trí Soft và copy dữ liệu thật vào, sau đó làm theo hướng dẫn import bên dưới là đảm bảo thành coogn 100%.

- Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là các loại mã không được phép trùng nhau ví dụ mã hàng, mã khách hàng, mã nhà cung cấp... xem thêm hướng dẫn về cách kiểm tra dữ liệu trùng trước khi import từ excel: Cách lọc trùng mã hàng trong Excel.

Video trải nghiệm import từ file excel
Nguyên lý và cách import
- Import từ excel danh mục hàng hóa giá bán: cần lần lượt import theo quy trình (1) import đơn vị tính >> (2) import nhóm hàng hóa >> (3) import hàng hóa, giá bán lẻ mặc định.
Import từ excel danh mục khách hàng: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm khách hàng >> (2) import danh sách khách hàng.
Import từ excel danh mục nhà cung cấp: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm nhà cung cấp >> (2) import danh sách nhà cung cấp.
Import từ excel danh mục nhân viên shipper/kinh doanh: cần lần lượt import theo quy trình (1) import nhóm shipper >> (2) import danh sách shipper.
Import từ excel phiếu nhập kho: chỉ cần tải file excel template mẫu của Dân Trí Soft và làm đúng chỉ dẫn.
Import từ excel bảng giá (cập nhật giá): chỉ cần tải file excel template mẫu và làm đúng chỉ dẫn.

Bước 1. Tải file excel mẫu về máy tính.
- Ví dụ tải file import đơn vị tính bằng cách: vào menu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính; File import nhóm hàng hóa: vào Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> click nút Import >> click vào Download Template để tải; File import Hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> >> click nút Import >> click vào Download Template để tải...
Tải file mẫu excel để khai báo thông tin và import vào phần mềm
Bước 2. Điền thông tin vào file excel mẫu với chỉ dẫn rõ ràng ở file, thường là copy từ file excel có sẵn và paste vào file excel mẫu này (lưu ý khi copy và paste cần chuyển sang định dạng mặc định của file excel mẫu và không dùng công thức tính toán). Chú ý: chỉ đưa dữ liệu vào file và không được đổi tên Sheet của file, không sáng tạo theo cách của bạn mà cần làm đúng theo logic chuẩn của phần mềm.

Bước 3. Dùng chức năng import từ file excel để đưa dữ liệu vào phần mềm.
- Vào menu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> Chọn tệp để tải file từ máy tính vào phần mềm >> nhấn Import data. Dữ liệu càng ít thì tốc độ càng nhanh, thông thường trong 2 - 10 giây là import thành công.

Import từ file excel
- Import theo quy trình (bước 1) import đơn vị tính >> (bước 2) import nhóm hàng hóa >> (bước 3) import hàng hóa, giá bán mặc định.

Bước 1: Import đơn vị tính
         + Vào menu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính. Sau đó cập nhật thông tin vào file excel template này theo đúng chỉ dẫn ở file.
         + Import từ excel vào phần mềm: sau khi điền đầy đủ thông tin thì ta vào menu Danh mục >> Đơn vị tính >> click nút Import >> Chọn tệp để tải file từ máy tính vào phần mềm >> nhấn Import data. Dữ liệu càng ít thì tốc độ càng nhanh, thông thường trong 5 - 30 giây là import thành công.

Bước 2: Import Nhóm hàng hóa: thực hiện tương tự như import đơn vị tính.

Bước 3: Import Hàng hóa và bảng giá bán mặc định: thực hiện tương tự như import đơn vị tính.

- Import từ file excel đều thực hiện được với hàng hóa có một đơn vị tính hay nhiều đơn vị tính, giúp đưa dữ liệu vào phần mềm nhanh chóng.

[Quy định cần phải nhập đúng chuẩn]
Các trường bôi đỏ có dấu (*) là trường bắt buộc phải nhập, không được để trống ô và cần làm theo đúng quy định chỉ dẫn của ô đó.
- Mã hàng hoặc mã barcode (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và không trùng với mã hàng khác.
- Mã ĐVT cơ bản (mã đơn vị tính) (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và bắt buộc đã được khai báo trước ở mục Danh mục >> Đơn vị tính thì mới import hàng hóa - giá bán được.
- Mã nhóm hàng (*): Viết liền, không dấu, không kí tự đặc biệt và bắt buộc đã được khai báo trước ở mục Danh mục >> Nhóm hàng hóa thì mới import hàng hóa - giá bán được.
- Loại hàng (*): Gõ số 1 nếu đó là hàng hóa (tức mua sao bán vậy ví dụ Coca, Pepsi, Aquafina, Lavie, Hảo hảo chua cay...), gõ số 2 nếu là thành phẩm (tức món cần phải được chế biến ví dụ Cafe, Sinh tố, Nước ép...), gõ số 3 nếu là nguyên vật liệu (tức là những nguyên liệu để tạo ra thành phẩm hoặc hàng hóa ví dụ Bột cafe, Bột cacao, Sữa đặc...).
- Cho xem báo cáo tồn kho (*): hàng hóa muốn xem báo cáo tồn kho thì gõ số 1, không cần xem báo cáo tồn kho thì gõ số 0 (ví dụ hàng hóa dịch vụ như dịch vụ sửa chữa, dịch vụ lắp đặt... thì không cần xem báo cáo tồn kho).
- Cho xem cảnh báo tồn kho (*): những món hàng có khai báo SL tồn tối thiểu và SL tồn tối đa sẽ gõ vào ô này số 1, còn nếu không cần xem cảnh báo tồn kho thì gõ số 0.
- Giá bán lẻ (*): Giá bán lẻ của hàng hóa được đưa vào bảng giá mặc định của phần mềm.
Ví dụ file mẫu hàng hóa: điền các thông tin hàng hóa, giá bán... vào file excel mẫu để import dữ liệu
Hướng dẫn import file excel cập nhật giá bán

Để chỉnh sửa bảng giá ta có 2 cách:

Cách 1: là chỉnh sửa bảng giá trực tiếp ở phần mềm. Đây là cách làm đơn giản nhất và được khuyên dùng, phù hợp với mọi trình độ sử dụng máy tính.

Cách 2: là chỉnh sửa bảng giá ở file excel rồi import vào phần mềm, cách này thường sử dụng khi thay đổi bảng giá hàng loạt, hoặc import các bảng giá dành riêng cho khách hàng sỉ.
- Tải file excel template bảng giá: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> click nút Import >> click vào Download Template để tải file mẫu excel về máy tính.
          + Bắt buộc mã hàng, mã ĐVT đã được nhập vào phần mềm trước khi import bảng giá.
- Cập nhật thông tin hàng hóa giá bán vào file excel template.
         + Với hàng hóa có đa đơn vị tính (vd lon, lốc, thùng) thì mỗi đơn vị tính sẽ được nhập thành 1 dòng ở excel.
File excel mẫu để thực hiện việc import dữ liệu
- Import giá bán vào phần mềm: vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá Click nút Import >> chọn file excel template >> chọn Import Data và chờ 5 - 30s để việc import dữ liệu vào phần mềm.
          + Tên bảng giá phải gõ đúng với Tên bảng giá có trong phần mềm, ví dụ trong phần mềm đã có sẵn bảng giá có tên là BẢNG GIÁ BÁN thì phải đặt tên ở file exce đúng 100% như vậy, nếu đặt tên mới ở file excel thì phần mềm sẽ tạo bảng giá mới với tên mới đó.
Chọn bảng giá muốn Import bảng giá
Import danh sách khách hàng, NCC
- Cách Import từ file excel Danh sách khách hàng, Nhà cung cấp (NCC), nhân viên: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn ở trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import
- Ví dụ quy trình import danh sách Khách hàng sẽ gồm 2 bước: bước 1 - Import Nhóm khách hàng, bước 2: Import Danh sách khách hàng. Import Nhà cung cấp: bước 1 - Import Nhóm Nhà cung cấp, bước 2: Import Danh sách Nhà cung cấp.


Tạo mã vạch và in tem

Với phần mềm DanTriSoft bạn có thể dễ dàng in mã vạch (in barcode) trực tiếp từ trình duyệt web mà không cần thông qua phần mềm trung gian khác, điều này giúp dễ thao tác cho người dùng không quá rành về dữ liệu.
Hình ảnh một trang in mã vạch (barcode) khi dùng phần mềm Dân Trí Soft
- Để in mã vạch nên sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng, tốt nhất nên dùng máy được DanTriSoft cung cấp vì đã được kiểm tra kỹ về sự tương thích cũng như về chất lượng, xem máy in mã vạch DanTriSoft cung cấp.
- Để in mã vạch trực tiếp từ phần mềm cần thực hiện như sau:

Cách 1: In theo phiếu nhập kho

Nguyên tắc: Chỉ có nhu cầu in mã vạch theo phiếu nhập kho để in ấn số lượng tem mã vạch đúng với số lượng hàng hóa nhập kho.
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho.
- Để in mã vạch (in barcode) cần check chọn Phiếu nhập kho, sau đó nhấn In Barcode.
In mã vạch (barcode) theo Phiếu nhập kho
Định dạng trang in mã vạch (barcode) là trên khổ in mặc định tem đôi 35*22mm
Chú ý:
- Nếu muốn sử số lượng tem in theo nhu cầu thì vào cột SL (số lượng) để chỉnh sửa.
- Nếu muốn in barcode cho nhiều phiếu nhập kho thì check chọn nhiều phiếu nhập kho, sau đó nhấn In barcode, phần mềm sẽ tự động cộng lại số lượng tem của các phiếu nhập kho vào trang in.
- Phần cấu hình trang in barcode có mục bôi đỏ bên tay phải là cấu hình dựa trên máy in mã vạch đang sử dụng, cách nhanh nhất là nhờ công ty bán máy in mã vạch setup khổ in mặc định là tem đôi 35 * 22mm.

Cách 2: In theo nhu cầu

Nguyên tắc: tại từng thời điểm có nhu cầu in mã vạch một số mã hàng nào đó.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn In barcode: sẽ mở ra cửa sổ để tìm kiếm, chọn hàng hóa muốn in >> Chọn hàng hóa muốn in, chỉnh số lượng tem mã vạch cần in ở cột Số lượng >> nhấn In barcode để mở ra trang in ấn.
In mã vạch (barcode) theo nhu cầu từng thời điểm
Mẫu in tem mã vạch hàng hóa khi dùng Dân Trí Soft

MENU BÁN HÀNG

Bán hàng, in bill, doanh thu

Tất cả nghiệp vụ bán hàng, in hóa đơn, xem báo cáo bán hàng được thực hiện chỉ cần trình duyệt website, tốt nhất là sử dụng trình duyệt Chrome và Cốc Cốc vì các hướng dẫn đều sử dụng một trong 2 trình duyệt này.
Màn hình bán hàng khi được phóng to

Đăng nhập vào www.DanTriSoft.online vào menu Bán hàng để thực hiện chức năng bán hàng.

Bán hàng, in bill thanh toán

Bước 1: Khai báo tiền đầu ca
- Ngay khi vào màn hình bán hàng phần mềm sẽ bật khai báo tiền đầu ca, hãy kiểm đếm và khai báo rồi nhấn Lưu, hoặc nhấn Lưu trước để vào màn hình bán hàng rồi sau đó mới vào chức năng Đầu ca để khai báo lại tiền đầu ca. Nếu không sử dụng thì chỉ cần nhấn Lưu và không cần quan tâm tính năng mặc định này.
Khai báo tiền đầu ca
Bước 2: Bán hàng, in hóa đơn (in bill) thanh toán
Chú ý: trường hợp màn hình bán hàng máy tính của bạn không hiển thị đầy đủ, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl và nút trừ (Ctrl và nút -) để thu nhỏ lại tỉ lệ màn hình web để có giao diện đẹp nhất.
- Vào menu bán hàng để thực hiện các thao tác lên bill bán hàng: thêm món, tăng giảm số lượng, xóa món, chiết khấu theo món, giảm giá theo bill..., in tạm tính và lưu hóa đơn.
- Để mở rộng màn hình bán hàng full click vào nút Phóng to, để thu nhỏ làm ngược lại bằng click vào Thu nhỏ.
Phóng to/thu nhỏ màn hình bán hàng
Các nút lệnh quan trọng khi bán hàng:
          + In tạm tính (phím tắt F4): là lệnh in bill thanh toán để xem trước, bill vẫn còn trạng thái chờ lưu.
          + Lưu hóa đơn (phím tắt F10): là lệnh lưu hóa đơn để kết thúc nghiệp vụ bán hàng.
(In tạm tính và Lưu hóa đơn là nghiệp vụ cơ bản phổ biến để phần mềm ghi nhận lịch sử thao tác, phòng ngừa trường hợp gian lận trong bán hàng, ngoài ra còn có cách thiết lập In và Lưu đồng thời xem hướng dẫn cấu hình In và Lưu đồng thời).
          + Thêm hàng (phím tắt F1) giúp thêm Hàng hóa nhanh chóng.
          + Đầu ca (phím tắt F6): dùng để thu ngân khai báo tiền đầu ca.
          + Kết ca (phím tắt F7): dùng để thu ngân khai báo tiền kết ca và in báo cáo kết ca.
          + Chi tiết (phím tắt F8): là các trường mở rộng.
Các nút chức năng khi thao tác bán hàng
- Cách khai báo máy in: việc khai báo này chỉ làm một lần, những lần sau phần mềm sẽ tự động nhớ.
- Khi nhấn In tạm tính sẽ hiện ra trang in, lần đầu tiên cần khai báo để in ấn, cần chọn thông tin sau:
          + Máy in đích: phần mềm sẽ dò trong hệ thống các máy in để chọn.
          + Dòng Tỷ lệ chọn Tùy chỉnh và để mặc định (xem ảnh dưới).
          + Sau đó nhấn In để in bill thanh toán. Phần mềm tự động nhớ thông tin này cho những lần sau.
Cách cấu hình trang in ở trình duyệt Chrome hoặc Cốc Cốc với ví dụ khổ in 80mm

Cấu hình khổ in K80, K58, A5, A4

          + Mặc định Dân Trí Soft sử dụng khổ in bill phổ biến nhất là khổ 80mm được 100% các siêu thị, cửa hàng tiện ích dùng, nếu dùng máy in bill khổ 80mm này thì chẳng cần làm gì cả. Nếu chưa có máy in bill khổ 80mm thì hãy tham khảo và đặt mua các dòng máy in của Dân Trí Soft tại máy in bill chất lượng, giao hàng toàn quốc
          + Còn nếu dùng máy in khổ khác như máy in khổ A4, A5, 58mm thì cấu hình như sau: vào menu Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> chọn tab Chọn khổ in bill, ở đây ta chọn khổ in bill phù hợp với tình trạng của bạn, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất. Hiện tại Dân Trí Soft có 4 khổ in phổ biến được sử dụng gồm khổ A4, A5, khổ 80mm, khổ 58mm. Sau khi Lưu bạn chỉ cần F5 lại màn hình bán hàng thì khổ in sẽ được cập nhật.

          + Lưu ý: việc chọn cấu hình khổ in trên máy tính nào thì chỉ có hiệu lực ở máy đó, nhờ vậy nếu dùng 2 máy tính và có nhu cầu một máy dùng in khổ in 80mm, một máy cần in khổ in A5 thì rất dễ dàng thực hiện được theo hướng dẫn trên.
Cấu hình khổ in bill thanh toán cho phần mềm
Mẫu in trên khổ A5 in trên máy in laser
Khổ in A5 và A4 trong thực tế khi in hóa đơn
Chú ý: Mẫu in hóa đơn thanh toán (in bill) mặc định của phần mềm được thiết kế dựa trên nhu cầu phổ biến nhất của hơn 110.000+ khách hàng khi dùng phần mềm Dân Trí Soft từ 2015 đến nay và là hoàn toàn miễn phí. Nếu có nhu cầu thiết kế mẫu in theo nhu cầu (customize) thì có thể mua dịch vụ hỗ trợ thiết kế mẫu in theo yêu cầu.

- Muốn xem lại hóa đơn, in lại hóa đơn bán hàng: vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán hàng: tìm hóa đơn muốn in lại, xem lại >> nhấn vào nút Sửa để mở hóa đơn đó lên, sau đó nhấn In ấn để in lại hóa đơn.

Kết ca, báo cáo doanh thu

Bước 3: Kết ca
- Khi kết thúc ca làm việc sẽ nhấn vào nút Kết ca (phím tắt F7) sẽ hiển lên form với đầy đủ thông tin kết ca. Nhấn Lưu để mở ra trang in ấn phiếu kết ca và thực hiện việc bàn giao ca. Khi Lưu và in ấn phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản, để người mới đăng nhập tài khoản mới để tiếp tục sử dụng. Nếu không sử dụng thì chỉ cần nhấn Kết ca và không cần quan tâm tính năng mặc định này.
Kết ca làm việc với nghiệp vụ Kết ca và in phiếu kết ca.

Bước 4: Xem báo cáo bán hàng
- Để xem doanh thu bán hàng ta vào menu Doanh thu và chọn chức năng cần xem. Lưu ý phần mềm có chức năng cho hiển thị hoặc cho ẩn cột cần xem để thuận tiện cho người sử dụng, cách làm theo ảnh dưới.
Chức năng cho hiển thị hay cho ẩn cột cần xem

- Có thể xem báo cáo bán hàng bằng điện thoại mọi lúc mọi nơi, dùng điện thoại để mở trình duyệt web rồi đăng nhập vào website dantrisoft.online với mã gian hàng, tên đăng nhập và mật khẩu để xem báo cáo.

Khách trả hàng (hàng trả lại)

Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phát sinh khi khách hàng có nhu cầu trả/đổi lại hàng khác và cửa hàng có chính sách cho đổi trả.
Khi nghiệp vụ hàng bán bị trả lại (Dân Trí Soft gọi tắt là Trả hàng) thì phần mềm sẽ ghi nhận như sau:
1 - Hàng hóa được nhập lại vào kho hàng với giá vốn là giá thu lại món hàng.
2 - Sổ quỹ tiền sẽ giảm xuống.
3 - Báo cáo tổng hợp trả hàng để liệt kê phiếu trả hàng để kiểm soát.

Bước 1: Vào màn hình bán hàng click chọn nút Trả hàng để thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
Nút Trả hàng để thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại

Bước 2: Thực hiện việc Trả hàng.
- Nhập chính xác mã hóa đơn khách trả hàng (khi in hóa đơn bán hàng luôn có dòng mã hóa đơn) rồi nhấn Tìm đơn hàng >> phần mềm sẽ hiện ra tất cả hàng hóa của đơn hàng >> điều chỉnh thông tin trả hàng cho hợp lý rồi nhấn In ấn phiếu trả hàng (nếu cần) và nhấn Lưu & Thêm để hoàn thành.
Nhập chính xác mã hóa đơn trả hàng và nhấn Tìm đơn hàng

Bước 3: Xem báo cáo trả hàng.
- Vào menu Doanh thu >> Tổng hợp trả hàng.
Tổng hợp trả hàng

Vào ca, bán hàng, kết ca

Quản lý tiền tránh thất thoát là nhiệm vụ quan trọng khi bán hàng, trước đây khi nhân viên vào ca - kết ca - bàn giao tiền bánh hàng thường sẽ làm trên sổ sách nhưng nay sử dụng phần mềm Dân Trí Soft thì việc vào ca - kết ca - bàn giao ca được làm ngay trên phần mềm, in ấn phiếu bàn giao ca đơn giản nhanh chóng, và quản lý chặt chẽ.
- Ý nghĩa của nghiệp vụ báo cáo kết ca: là tổng hợp doanh thu từ lúc vào ca cho đến khi thực hiện động tác Kết ca của một tài khoản (user) sử dụng phần mềm. Doanh thu chỉ được ghi nhận khi và chỉ khi tài khoản bấm vào Lưu hóa đơn, tức tài khoản nào Lưu hóa đơn thì doanh thu được gán cho tài khoản đó. 
- Nhờ logic này mà ở cùng một thời điểm nếu có nhiều thu ngân thực hiện bán hàng và kết ca (ví dụ nhiều có nhiều nhân viên thu ngân trong 1 ca làm việc) thì Dân Trí Soft đều tính toán chính xác được.

Bước 1: Vào ca
- Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Mở rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu và phần mềm tự động tính toán ra tổng số tiền đầu ca. Ví dụ ảnh bên dưới là sau khi nhập liệu số tờ tiền cho từng mệnh giá và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng.

Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn Kết ca thì mới hoàn tất. Bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.

- Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thì thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lên đúng thông tin là thu được 1.000.000 đồng và đang chờ phục vụ là 100.000 đồng. Sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01. Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.

- Và đây là tình huống sai nghiệp vụ: Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng và còn đang chờ là 100.000 đồng, nhưng bạn quên hoặc do cẩu thả đã không nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm rồi chuyển cho nhân viên ca sau. Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chờ phục vụ là 100.000 đồng. Giả sử trong thời gian từ 10h - 18h bán được là 1.900.000 đồng & thanh toán xong bàn đang chờ của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca và thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ. Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng ở ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca. Giả sử thời gian từ 18h - 22h này bán được 500.000 đồng. Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà. Thực ra, ý nghĩa con số kết ca ở đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h mà chưa làm nghiệp vụ kết ca. Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca.

- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này vừa nhấn Lưu hóa đơn. Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối không để máy tính cho người khác sử dụng, khi phân quyền không cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.
Vào ca: kiểm đếm tiền đầu ca khi bắt đầu vào ca

Bước 2: Bán hàng với phần mềm
- Người nhân viên thu ngân sẽ làm nghiệp vụ bán hàng một cách bình thường trong suốt thời gian của ca, phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu cho ca này để khi hết ca sẽ làm bước kết ca & bàn giao ca tiếp theo.

Lưu ý: Trong thời gian này tuyệt đối không cho nhân sự khác đăng nhập vào phần mềm vì có thể sẽ gây ra tình trạng báo cáo kết ca sai lệch, ví dụ trường hợp người khác đăng nhập vào và thao tác bán hàng phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng cho người đó khi họ đã lưu hóa đơn, nên khi kết ca phần mềm sẽ không tính đủ trong khoảng thời gian. Và để báo cáo kết ca đúng thì người thu ngân chỉ bán hàng bằng ứng dụng của thu ngân mà không bán hàng bằng trình duyệt web.

Bước 3: Kết ca và bàn giao cho ca tiếp theo
Lưu ý: Bắt buộc phải nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn nút Lưu kết ca thì mới hoàn tất nghiệp vụ: bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào Lưu kết ca. Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.

1. Khi kết ca, nhân sự sẽ vào nút Kết ca (hoặc nhấn phím tắt là F7) để mở lên báo cáo kết ca
Nhấn F7 hoặc click vào nút Kết ca
2. Nhập các thông tin tiền thực tế để đối soát và kết ca với nhân sự ca tiếp theo.
Nhập kiểm đếm tiền, bắt buộc phải nhấn vào nút Lưu để in báo cáo kết ca và hoàn tất ca làm việc
- Một ca làm việc được định nghĩa: bắt đầu từ lúc đăng nhập Vào ca, có khai báo thông tin đầu ca & nhấn Lưu để ghi nhận đầu ca >> cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca & nhấn Lưu kết ca. Trong ca làm việc không nên để người khác thực hiện trên phần mềm trừ khi bạn đồng ý chịu trách nhiệm về tiền bạc.

- Phần mềm sẽ tự động lấy lên các thông tin như tiền hàng (tiền mặt bao nhiêu, tiền ngân hàng bao nhiêu), tổng tiền cuối ca và tiền của bàn đang phục vụ mà chưa thanh toán.

- Sau khi nhập liệu số tiền thực tế vào mục kiểm đếm tiền, trên lý thuyết thì số tiền kiểm đếm sẽ bằng số tiền cuối ca, trong thực tế có thể lớn hơn (do khách tip...), nhỏ hơn (do thất thoát...) thì tùy vào quy định của quán sẽ có cách chế tài khác nhau.

- Nhấn Lưu kết ca sẽ hiện ra thông tin phiếu in, có thể in để 2 nhân sự ký xác nhận, nếu không cần in thì nhấn Cancel để thoát. Chú ý là khi đã nhấn Lưu là nghiệp vụ kết thúc và không quay ngược lại nghiệp vụ được vì vậy cần cẩn thận trước khi nhấn Lưu.
Trang in khi nhấn Lưu kết ca
- Khi nhấn Kết ca, phần mềm sẽ tự động cho đăng xuất tài khoản hiện tại để đăng nhập bằng tài khoản nhân sự ca tiếp theo. Phần mềm không giới hạn số lượng ca làm việc, tức có bao nhiêu nhân sự làm việc phần mềm vẫn ghi nhận rõ ràng, chính xác.

Bước 4: Xem lịch sử báo cáo kết ca dành cho doanh chủ/người quản lý
Xem báo cáo Lịch sử kết ca

Tạo bảng giá riêng khách sỉ

Làm thế nào để quản lý được:
- Bảng giá bán dành riêng cho khách hàng: ví dụ có hàng trăm khách hàng khác nhau với bảng giá bán dành riêng cho từng nhóm đối tượng thì làm sao nhớ được chính xác tuyệt đối, nhớ tự động.
- Mỗi lần thay đổi bảng giá dành riêng cho một nhóm khách hàng hoặc đối tượng khách hàng nào đó thì thật sự là nỗi ám ảnh và rất dễ sai xót.
Tất cả vấn đề trên sẽ được máy tính lưu trữ và ghi nhớ tự động để chuẩn xác 100% với Dân Trí Soft. Bài viết này sẽ hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên.
Bước 1: Tạo ra nhiều bảng giá bán khác nhau cho từng nhóm khách hàng khách hàng bán sỉ khác nhau và chỉnh sửa nhanh giá bán ngay ở trình duyệt web.

1.1 Thêm mới nhiều bảng giá bán sỉ khác nhau: nếu có nhiều bảng giá bán sỉ ta thêm mới như sau, vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Thêm bảng giá (1) >> mở ra ô để thêm mới tên bảng giá bán sỉ, ta đặt tên cho bảng giá >> nhấn Lưu & đóng để hoàn tất việc thêm tên bảng giá.
Thêm mới các bảng giá bán sỉ khác nhau
1.2 Điều chỉnh bảng giá bán theo đúng nhu cầu: mặc định khi tạo ra tên bảng giá mới phần mềm sẽ lấy giá bán của bảng giá mặc định để đưa sang, muốn thay đổi giá bán cho bảng giá bán sỉ ta làm như sau: Đầu tiên chọn bảng giá >> tiếp theo click vào ô hàng hóa cần sửa để thay đổi giá bán >> nhấn Lưu để hoàn tất việc thay đổi giá bán (lưu ý có thể sửa hàng loạt hàng hóa sau đó nhấn mới Lưu).
Điều chỉnh giá bán cho các bảng giá theo nhu cầu cụ thể
Chú ý: có thể nhập bảng giá bằng cách import từ file excel có sẵn: cơ bản để import từ file excel bạn cần thực hiện qua các bước:
1. Tải file mẫu: Nhấn vào nút Import tại mục Thiết lập bảng giá >> Download Template Import.
2. Điền thông tin hàng hóa, giá bán sỉ vào file mẫu sau khi tải về.
3. Nhấn chọn tệp và dẫn tới file giá sỉ, chọn bảng giá Import và nhấn Import Data, rồi nhấn Lưu.

Bước 2: Tạo ra nhóm khách hàng để gán với bảng giá dành riêng cho khách hàng.
- Vào Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới để đặt tên cho nhóm khách hàng và bắt buộc phải gán trường Bảng giá phù hợp cho nhóm khách hàng đó, vì logic của phần mềm là khách hàng thuộc nhóm nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá bán này áp dụng cho khách hàng đó, sau đó nhấn Lưu.
Tạo nhóm khách hàng và gán bảng giá bán dành riêng cho nhóm khách hàng đó
Ví dụ này là nhóm khách hàng 1 được gán Bảng giá 1, nhóm khách hàng 2 được giá Bảng giá 2, trong mỗi nhóm khách hàng thì có nhiều khách hàng khác nhau có trong nhóm.
Sơ đồ nguyên tắc gán bảng giá dành riêng cho từng khách hàng

Bước 3: Thêm mới thông tin khách hàng và chọn nhóm khách hàng cho phù hợp với khách hàng đó.
- Vào Danh mục >> Khách hàng - Thẻ VIP, nhấn Thêm mới để điền thông tin khách hàng và lưu ý là phải chọn Nhóm khách hàng cho phù hợp. Ý nghĩa ở đây: mỗi nhóm khách hàng có bảng giá khác nhau, vì vậy nếu thông tin khách này thuộc nhóm khách hàng nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá dành riêng nhóm khách đó khi bán hàng cho người khách hàng này.
Thêm mới thông tin khách hàng và gán nhóm khách hàng để có bảng giá phù hợp

Bước 4: Cách bán hàng cho khách sỉ để phần mềm tự động load giá bán cho khách hàng đó.
4.1 Để phần mềm tự động load giá bán cho khách hàng đó thì đầu tiên phải chọn thông tin khách hàng trước khi lên đơn hàng.
Tìm kiếm và chọn thông tin khách hàng trước khi bán hàng
4.2 Thực hiện việc bán hàng, in bill, lưu hóa đơn bình thường:
- Thứ nhất, việc bán sỉ cũng tương tự như nghiệp vụ bán lẻ nên hãy xem hướng dẫn: Bán hàng, in bill.
- Thứ hai, với bán sỉ có thể xảy ra tình huống là ngày hôm nay lập hóa đơn bán hàng cho ngày hôm qua, ngày hôm kia, kể cả tuần trước/tháng trước thì lên đơn bán hàng ra sao? Xem ảnh dưới để biết cách thực hiện: lên đơn hàng bình thường >> click vào nút Chi tiết (phím tắt F8) và ở dòng Ngày ghi sổ ta sẽ chọn lại ngày/tháng/năm cần lập hóa đơn bán hàng này, nhấn Lưu để ghi nhận ngày ghi sổ mới >> In hóa đơn và lưu hóa đơn bình thường.
Chỉnh sửa ngày ghi sổ cho đơn hàng

Thêm khách hàng, lịch sử mua

Lưu trữ thông tin khách hàng như thế nào? Làm sao để quản lý được lịch sử mua hàng, doanh số mua hàng, liệt kê chi tiết hàng hóa khách mua theo khoảng thời gian nào đó? Đây là bài hướng dẫn để sử dụng đạt được mục tiêu này.
Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt website www.DanTriSoft.online.

Bước 1: Thêm thông tin nhóm khách hàng và chi tiết khách hàng

1.1 Thêm mới thông tin khách hàng
- Đầu tiên là tạo Nhóm khách hàng: vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới.
Thêm mới nhóm khách hàng
Chi tiết khi tạo Nhóm khách hàng
1.2 Thêm mới thông tin khách hàng
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới. Nếu chỉ có nhu cầu quản lý thông tin khách hàng thì chỉ cần khai báo ở tab Thông tin chung và tab Thông tin khác là đủ, còn nếu muốn quản lý thẻ VIP tích điểm thì mới cần khai báo thông tin tab Thông tin thẻ VIP (muốn quản lý thẻ VIP tích điểm thì phải xem hướng dẫn chi tiết Quản lý thông tin thẻ VIP, tích điểm thẻ VIP).
Thêm mới thông tin khách hàng hoặc thẻ VIP

Bước 2: Bán hàng và chèn thông tin khách hàng vào hóa đơn bán hàng
- Ở màn hình Bán hàng: gõ vào ô tìm kiếm để chọn khách hàng trước sau đó lên đơn và bán hàng bình thường. Nhờ việc thêm thông tin khách hàng vào hóa đơn mà phần mềm sẽ ghi nhận lại được lịch sử mua hàng, chi tiết mua hàng của khách hàng để có báo cáo đúng với nhu cầu quản lý.
Thêm thông tin khách hàng vào hóa đơn bán hàng
- Cách thêm mới khách hàng trực tiếp tại màn hình bán hàng: Thông thường danh sách khách hàng sẽ được nhập vào phần mềm theo hướng dẫn ở Bước 1 bên trên để khi tìm kiếm sẽ ra thông tin, nhưng nếu đây là khách hàng mới phát sinh và cần nhập nhanh thông tin thì làm theo hướng dẫn: nhấn vào nút (+) để hiển thị lên form nhập liệu thông tin khách hàng >> nhập thông tin khách hàng vào form rồi nhấn Lưu và đóng để lưu trữ thông tin này vào phần mềm.
Thêm nhanh thông tin khách hàng ở màn hình bán hàng

Bước 3: Xem liệt kê lịch sử mua hàng của khách hàng
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua bao nhiêu hóa đơn và tổng giá trị tất cả hóa đơn là bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Danh sách hóa đơn bán >> chọn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.
Xem lịch sử mua hàng theo hóa đơn của khách hàng
- Nếu muốn xem trong 1 khoảng thời gian (ví dụ từ 01/01/2020 đến nay) khách hàng đã mua chi tiết những mặt hàng nào (mã hàng nào) và tổng cộng bao nhiêu tiền thì vào menu Doanh thu >> Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng >>c họn thời gian cần xem báo cáo là ngày 01/01/2020 đến nay >> gõ thông tin như tên khách hay mã khách hay số điện thoại của khách để phần mềm lọc tìm >> nhấn vào nút Tìm kiếm để ra kết quả. Ở đây bạn có thể Export (xuất ra file) ra file Excel để phục vụ công tác kinh doanh.

Bán hàng cho công nợ

- Mặc định phần mềm cho thanh toán ngay, không phát sinh công nợ vì vậy ô Khách đưa mặc định bằng ô Tổng cộng, hoặc gõ vào ô khách đưa số tiền lớn hơn ô Tổng tiền để phần mềm tự động tính ra ô Trả lại.

- Để bán hàng công nợ cần làm đúng theo quy trình sau:
+ Một, khi lên đơn bán hàng cần tìm chọn khách hàng nếu thông tin khách hàng đã có sẵn ở hệ thống, hoặc thêm mới khách hàng ở ngay màn hình bán hàng.
+ Hai, lên đơn bán hàng bình thường.
+ Ba, đến khi thanh toán thì gõ vào ô Khách đưa số tiền thực đưa của khách, nếu nợ cả đơn thì gõ vào số 0. Ví dụ khách Bùi Thị Kim Huế mua nợ đơn hàng là 10,830,000 đồng và khách chỉ trả trước 1,000,000 đồng thì gõ như ảnh, phần mềm sẽ hạch toán công nợ phải thu cho khách hàng Bùi Thị Kim Huế là 10,830,000 - 1,000,000 = 9,830,000 đồng.
Bán hàng công nợ
+ Bốn, khi khách thanh toán tiền nợ thì xem hướng dẫn: quản lý công nợ phải thu khách hàng

MENU DOANH THU

Định nghĩa thuật ngữ

Định nghĩa chung về từ ngữ trong phần mềm Dân Trí Soft: phần mềm có 2 thuật ngữ liên quan đến giảm giá cụ thể như sau:
+ CK (chiết khấu) hàng: là chiết khấu theo món hàng, tức ở hóa đơn bán hàng thực hiện nghiệp vụ CK cho từng dòng hàng hóa bán ra. Ví dụ khách mua 3 món hàng, nhưng trong đó chỉ có 1 món có chương trình chiết khấu thì sẽ gõ số tiền hoặc % CK vào dòng CK cho món hàng đó.
+ Giảm bill: là giảm giá cho tổng bill thanh toán. Ví dụ bill thanh toán 1.000.000 đồng, giảm bill 10% tức là giảm 10% * 1.000.000 = 100.000 đồng.

Ý nghĩa các báo cáo

Menu Doanh thu
1. Danh sách hóa đơn bán hàng:liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng đã thành công, tức đã được Lưu vào phần mềm.

2. Báo cáo tổng hợp bán hàng: là báo cáo bóc tách cho từng hóa đơn bán hàng. 
- Nếu hóa đơn bán hàng không các dịch vụ khác như Phí dịch vụ, chi phí Giao hàng, Thuế thì việc đọc báo cáo rất dễ dàng. 
- Trường hợp có các dịch vụ khác đó (Phí dịch vụ, chi phí Giao hàng, Thuế) thì công thức của phần mềm sẽ tự động phân bổ theo tỉ lệ doanh thu. Lấy ví dụ 1 đơn hàng gồm dòng tiền món hàng A là 20.000 đồng (20%), dòng tiền món hàng B là 50.000 đồng (50%), dòng tiền món hàng C là 30.000 đồng (30%), Tổng bill thanh toán = 20.000 + 50.000 + 30.000 = 100.000 đồng. Đơn hàng có phí giao hàng là 50.000 đồng. Phần mềm tự động phân bổ phí giao hàng 50.000 đồng cho 3 món hàng trên theo tỉ lệ doanh thu, tức phân bổ cho hàng A là 20%, món hàng B là 50%, món hàng C là 30%. Cụ thể, với đơn hàng này thì Phí giao hàng của hàng A là 20% * 50.000 = 10.000 đồng, giao hàng của hàng B là 50% * 50.000 = 25.000 đồng, còn giao hàng C là 30% * 50.000 = 15.000 đồng.

3. Danh sách phiếu trả hàng: liệt kê danh sách các phiếu trả hàng (hàng bán bị trả lại).

4. Tổng hợp trả hàng: báo cáo tổng hợp liên quan đến nghiệp vụ trả hàng.

5. Lịch sử kết ca: tổng hợp lịch sử kết ca của nhân viên thu ngân nếu có dùng chức năng này.

6. Doanh thu nhóm theo ngày: liệt kê doanh thu nhóm theo ngày.

7. Biểu đồ doanh thu: các biểu đồ so sánh doanh thu.

8. Lợi nhuận chi tiết theo hàng hóa: Lãi/hàng hóa = doanh thu - giá vốn hàng bán.
- Doanh thu = Tổng tiền hàng - CK hàng - Giảm bill + Dịch vụ khác (Phí dịch vụ, Giao hàng)
- Giá vốn hàng bán: được dùng phương pháp bình quân (trung bình cộng), được giải thích rõ ở menu Kho hàng.

9. Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng: báo cáo theo nhóm hàng.

10. Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: báo cáo công nợ phải thu của tất cả khách hàng, từng khách hàng và chi tiết lịch sử giao dịch mua hàng - trả nợ.

MENU KHO HÀNG

Nhập hàng, giá vốn, tồn kho

Mục tiêu: hiểu cách quản lý nhập - xuất - tồn - giá vốn hàng bán và cách xem báo cáo tồn kho với phần mềm miễn phí hoàn toàn Dân Trí Soft.
Chức năng quản lý Kho hàng

Bước 1: Khai báo Danh mục
1. Khai báo danh mục Nhà cung cấp gồm Nhóm nhà cung cấp và Thông tin nhà cung cấp: đăng nhập vào gian hàng trên trình duyệt https://dantrisoft.online/.
1.1 Khai báo nhóm nhà cung cấp: ví dụ nhóm nhà cung cấp Cà phê, nhóm cung cấp Nước ngọt, Bia, Hàng tiêu dùng, nhóm cung cấp Đồ khô, nhóm cung cấp đồ Tươi sống...
- Vào menu Danh mục >> Nhóm nhà cung cấp (NCC) >> nhấn Thêm mới >> thêm thông tin và nhấn Lưu.
1.2 Khai báo thông tin nhà cung cấp
- Vào menu Danh mục >> Nhà cung cấp >> nhấn Thêm mới >> Điền thông tin nhà cung cấp và nhấn Lưu.
2. Khai báo danh mục Kho hàng.
- Mặc định trong phần mềm bạn sẽ có 1 kho bán hàng với mã là KBH (Kho bán hàng). Nếu cửa hàng có nhiều hơn một kho hàng, bạn có thể Thêm mới kho hàng.
- Vào menu Danh mục >> Thiết lập kho hàng >> Thêm mới >> Điền thông tin kho và nhấn Lưu.

Bước 2: Nhập kho (nhập giá vốn) - Xuất kho
Nghiệp vụ Nhập kho như sau: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> nhấn Thêm mới >> Tìm tên hàng hóa, điền số lượng, giá vốn (hoặc thành tiền) >> nhấn Thêm dòng.
Thêm mới Phiếu nhập kho
Chú ý:
Ở dòng Loại nhập kho: mặc địch sẽ được chọn là Nhập kho nội bộ, ý nghĩa của các phân loại như sau:
         + Nhập kho nội bộ: là nghiệp vụ nhập kho nhưng không cần quản lý đến công nợ phải trả nhà cung cấp, thao tác là nhanh hơn, phù hợp với cửa hàng nhỏ không phát sinh công nợ phải trả.
          + Nhập mua hàng: tức là nghiệp vụ lập phiếu mua hàng, ghi nhận công nợ phải trả cho nhà cung cấp (các đơn vị cần quản lý công nợ phải trả NCC phải đặc biệt chú ý chức năng này).
          + Khi nhập kho nếu cần quản lý giá vốn hàng hóa thì nhập vào ô giá vốn, phần mềm Dân Trí Soft sẽ tự động tính toán giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân để lên các báo cáo về kho hàng, báo cáo giá trị hàng tồn kho, báo cáo kết quả kinh doanh.

*** Cách nhập kho lần đầu vào phần mềm (nhập kho đầu kỳ): khi bắt đầu dùng phần mềm thì thực tế hàng hóa đã có sẵn trong kho, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn vào Dân Trí Soft? Cách thực hiện: vào Dân Trí Soft thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ ghi rõ số lượng và giá vốn và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra, hoặc dùng cách import từ excel cho phiếu nhập kho xem Hướng dẫn import nhập kho.

Thực hiện nghiệp vụ Xuất kho: tương tự như nghiệp vụ nhập kho

Bước 3: Chạy công thức tính giá vốn hàng bán
- Để tính giá vốn hàng bán thì phải vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: công thức sẽ được máy chủ tính toán tính toán.
- Dân Trí Soft dùng cách tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) tức thì tại thời điểm tính toán.
Tính giá vốn và xem giá vốn hàng bán

Bước 4: Xem báo cáo tồn kho
- Để xem số liệu tồn kho, vào menu Kho hàng >> click vào Báo cáo tồn kho/Báo cáo nhập xuất tồn/Cảnh báo hàng tồn/Báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp và chọn thời gian xem, sau đó nhấn Tìm kiếm để xem kết quả.

Import từ excel phiếu nhập kho

*** Việc import Phiếu nhập kho từ file excel thường được sử dụng cho nhập kho lần đầu (nhập kho đầu kỳ).
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> click Import >> nhấn Download template để tải file mẫu về máy tính.
Tải file Template Phiếu nhập kho
- Cập nhật thông tin phiếu nhập kho vào file excel mẫu: chú ý khi nhập kho thì cột số lượng bắt buộc phải lớn hơn 0 không được phép nhập bằng 0.
Cần cập nhật Phiếu nhập kho vào template mẫu excel
- Import Phiếu nhập kho bằng cách tải file exel này lên phần mềm: vào menu Kho hàng >> Phiếu nhập kho >> click Import >> nhấn Import data và chờ 5 - 30s để việc import dữ liệu vào phần mềm.

MENU THU CHI

Quản lý thu chi

Mục tiêu: làm sao quản lý được chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh mỗi ngày, báo cáo từ tổng quan đến chi tiết chi phí, quản lý các nguồn thu khác không phải từ bán hàng.

Quản lý các loại chi phí kinh doanh

Bước 1: Khai báo danh mục chi phí
1.1 Khai báo danh mục chi phí: mục tiêu là phân nhóm chi phí để có nhập liệu và có báo cáo chuẩn theo nhu cầu quản lý của chủ quán, ví dụ: Lương nhân viên, Thuê mặt bằng, Điện nước internet, Nguyên vật liệu, Bảo trì bảo dưỡng thiết bị....
- Thường theo nguyên tắc quản lý chuẩn thì chia danh mục chi phí như sau để công tác quản lý thuận tiện.

Phân loại: Chi phí bán hàng (CPBH)
CPBH - Hoa hồng bán hàng
CPBH - Chi phí quảng cáo
CPBH - Thuê mặt bằng cửa hàng
CPBH - Khấu hao thiết bị bán hàng
CPBH - Lương nhân viên bán hàng
CKH - Chi tiền khách trả hàng: để đơn giản nghiệp vụ khách trả hàng.

Phân loại: Chi phí quản lý (CPQL)
CPQL - Lương nhân sự quản lý
CPQL - Chi phí văn phòng
CPQL - Khấu hao nhà xưởng, thiết bị văn phòng
CPQL - Chi phí khác bằng tiền (lãi vay, chi phí tài chính...)

Lưu ý: Có một loại chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong kinh doanh là GIÁ VỐN hàng bán, việc tính toán giá vốn hàng bán được hạch toán trong nghiệp vụ Nhập kho/mua hàng, sử dụng phương pháp bình quân gia quyền (trung bình cộng) và hạch toán trong bảng Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để có báo cáo chuẩn xác. Do đó, bước quản lý chi phí ở đây không cần phải khai báo chi phí GIÁ VỐN hàng bán.

Đăng nhập  www.DanTriSoft.online >> Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục chi phí >> Thêm mới.
Khai báo danh mục chi phí để quản lý trong quá trình kinh doanh

1.2 Khai báo danh mục ngân quỹ: ngân quỹ ở đây được định nghĩa là "két chứa tiền của phần mềm" tức là nơi tiền được lưu trữ ví dụ các loại ngân quỹ như Tiền mặt, Tiền ngân hàng...
Đăng nhập www.DanTriSoft.online >> Vào menu Thu chi tiền >> Danh mục ngân quỹ >> Thêm mới.
Khai báo danh mục Ngân quỹ để sử dụng cho phần mềm

Bước 2: Lập phiếu Chi tiền

2.1 Lập phiếu Chi tiền: vào menu Thu - chi tiền >> Phiếu chi tiền >> nhấn Thêm mới >> Khai báo Mã phí (Được tạo ở bước 1) >> Khai báo Số tiền chi >> Khai báo thông tin ngày chi, ngân quỹ chi (Được tạo ở bước 1), người chi tiền và nhấn Lưu.
Khi thực hiện nghiệp vụ chi tiền thì có 3 loại phiếu chi:
- Loại phiếu chi Khác: để tạo ra các phiếu chi tiền đã được định nghĩa ở danh mục chi phí.
- Loại phiếu chi trả nợ nhà cung câp: tức là chi trả tiền nhà cung cấp, trả công nợ phải trả.
Lập Phiếu chi tiền

Quản lý nguồn thu ngoài bán hàng

Bước 1: Khai báo danh mục các nguồn thu khác bằng cách vào menu Thu chi tiền >> Danh mục thu tiền, ví dụ Thu từ thanh lý tài sản, Thu lãi từ hoạt động cho vay, Thu tiền khác.

Bước 2: Tạo phiếu thu tiền.
Phiếu thu tiền đa phần sẽ dùng cho nghiệp vụ thu công nợ phải thu khách hàng. Tương tự, khi thực hiện nghiệp vụ Thu tiền thì có 3 loại phiếu thu:
Thu công nợ khách hàng: tức thu tiền nợ của khách hàng, thu tiền công nợ phải trả của khách hàng.
Thu tiền khác: các phiếu thu tiền đã được định nghĩa ở danh mục thu tiền.

Xem báo cáo chi phí, sổ quỹ

ĐANG CẬP NHẬT ..... ĐANG CẬP NHẬT ......
Để xem báo cáo tổng hợp chi phí vào: menu Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí. Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện ở 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng và Báo cáo kết quả kinh doanh.
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm load ra thông tin cụ thể.
- Check chọn Lấy chi tiền khách trả hàng: một số quán có bán lẻ, sau đó khách trả lại, nếu quán cho phép trả hàng thì mới dùng đến nghiệp vụ này, nếu không cần thì đừng quan tâm chức năng này.

Quản lý công nợ phải thu/phải trả

Mục tiêu: quản lý chặt chẽ công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả cho nhà cung cấp.

Công nợ phải thu khách hàng

- Nhiều khách hàng mua nợ thì làm cách nào để quản lý được tổng hợp công nợ tất cả khách hàng, công nợ và lịch sử trả nợ của từng khách hàng, đây là hướng dẫn nghiệp vụ quản lý này.
- Một, khách hàng mua nợ: xem hướng dẫn Bán hàng công nợ.
- Hai, khách hàng trả nợ: vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền >> Lập phiếu thu tiền, chọn loại Thu công nợ khách hàng.
Thu công nợ phải thu khách hàng
- Chú ý: nếu có số liệu đầu kỳ công nợ phải thu của khách hàng trước khi dùng phần mềm thì đưa số liệu này bằng cách vào menu Hệ thống >> Đầu kỳ công nợ phải thu khách hàng, nhấn Thêm mới để thêm số liệu đầu kỳ.

- Để xem báo cáo công nợ phải thu khách hàng vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ phải thu khách hàng để xem, muốn xem chi tiết nhấn vào View.
Xem báo cáo cáo công nợ phải thu khách hàng

Công nợ phải trả nhà cung cấp

ĐANG CẬP NHẬT ..... ĐANG CẬP NHẬT ......